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华为完整出差费用及公务杂费管理制度

华为作为中国民营企业中的翘楚,近些年的发展可谓飞速一般,这与其内在的经营理念是分不开的,而企业内部管理制度又是其经营理念的具体表现,今天小编将华为公司《出差费用及公务杂费管理制度》分享给大家,希望可以为华阳咨询的客户参考制定相关管理制度提供一些参考。

出差费用及公务杂费管理制度
出差费用及公务杂费管理制度

华为对员工出差有着非常严格的规定,在审批上更是严格把关,充分放权,员工和主管都必须承担相应的责任,避免弄虚作假,诚信是企业内部的行为底限,这样才可以培养出企业的诚信文化与员工诚信的行为,本文介绍的华为公司《出差费用及公务杂费管理制度》以华为司发【2003】229号及【2007】291号文件为参考,文章最后提供相关文件下载链接:

员工应承担以下责任:

  1. 出差前填写出差申请并提交直接主管批准。
  2. 对发生的差旅费用进行合理的成本控制。
  3. 对各项差旅费用,在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。
  4. 任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用,须事先获得财务权签人批准,并将财务权签人的批示附在费用报销单后,没有批示将按正常标准或范围报销,超过标准或范围的部分由个人承担。
  5. 出差返回后,及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据,报销费用。
  6. 保证费用发生的真实性,如实申报本人所发生的出差费用及相关补助,严禁私费公报。
  7. 对于财务的询问及问题反馈,及时予以回答和处理。

主管应承担以下责任:

  1. 对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。
  2. 员工出差前,由直接主管审批员工的出差申请,避免不必要的出差,以控制成本。
  3. 对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核,确保所发生各项费用符合本制度。
  4. 对财务反馈的员工报销问题予以关注。

从公布的这份制度中可以看出,华为对费用报销审批有以下几点要求:

首先,由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:

  1. 费用的真实性应由报销人员的主管领导把关,因为他们才真正知情;
  2. 费用审核工作量很大,成本效益上不划算。

譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?有人担心,有人虚假报销怎么办呢?除了前端主管领导的把关,华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式,如果抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的处罚。

其次,限定领导电子审批的时间。

为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。

当然,默认审批通过出了问题的,仍需由该审批人承担。另外,公司会定期提取审批时效记录予以通报,超时审批会给予批评。

第三,限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月,但未超过六个月,需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的,不能报销。

第四,丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢了,只要能证明费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不能在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部分损失是员工造成的,理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质,可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

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