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关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

近日,财政部、国家档案局联合制定发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,对于现阶段如何规范使用电子会计原始凭证入账与归档进行了明确,文件对于未来会计工作适应电子商务无纸化办公做出指导。

关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

通知全文如下:

财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知
财会[2020]6号
党中央有关部门财务部门、档案部门,各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、档案局,新疆生产建设兵团财政局、档案局,国务院各部委财务部门、档案部门,财政部各地监管局,有关人民团体财务部门、档案部门,中央企业财务部门、档案部门:
  为适应电子商务、电子政务发展,规范各类电子会计凭证的报销入账归档,根据国家有关法律、行政法规,现就有关事项通知如下:
  一、本通知所称电子会计凭证,是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。
  二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。
  三、除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:
  (一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;
  (二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;
  (三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;
  (四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局第79号令)等要求。
  四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
  五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。
  六、单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的,县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规处理处罚。
  七、本通知由财政部、国家档案局负责解释,并自发布之日起施行。
财政部
国家档案局
2020年3月23日

通知是对现阶段采用电子会计资料入账过程中存在的问题,进行规范要求而提出,是适应新形势下电子商务、电子政务发展的推动,是实现会计凭证报销入账归档全流程电子化的准备,是规范电子会计凭证纸质打印件报销入账归档工作的需要。

通知第四条:单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这可能与目前企业的实际操作有出入,不知道要求企业专门保存电子发票数据是否会影响电子发票的推动,是否会因为增加会计工作的复杂度而内部要求减少电子发票的使用。

我们分析认为这是对未来全面实现无纸化电子核算做铺垫与准备,这也是全面电子化票据储存、应用的重要一步。目前企业的发票数据全部储存在国家的税务大数据中,所以企业在未来是否要单独储存这些数据可能随着IT技术的应用升级会有所调整,这样更有利于节约资源。

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