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企业“私车公用”需要大家重视的几个问题

在日常会计核算中,我们经常会碰到股东或经营者个人汽车公用现象,还有一些公司将员工的车辆用作企业生产经营之用,公司给车主支付租金或报销相关费用,那么这种行为是否允许呢,以及是否有需要注意的事项呢?本文将会说明。

企业私车公用需注意事项
企业私车公用需注意事项

首先,私车公用是允许的,而且必须要签订私车公用协议。但是不要签订0元租金协议,也就是不要签订无偿使用协议,可能会带来车辆发生的相关费用没法在企业所得税前扣除的风险。

其次,私车公用租金的金额大小应合理,不要过高也不要过低,吻合实际就可以,当然若是支付员工个人的租金每月每次不超过500元的,可以不用去税局代开发票,直接用个人开具的收据入账就可以。比如:二、租车费用:年租金6000元整。每月支付一次,每次500元。该员工因公外出办事发生的汽油费、过路过桥费、停车费、等车辆消耗费用由本企业承担,汽油费亦可使用公司的加油卡加油。详见《企业500元以下零星支出无需发票凭收据入账》一文有详细讲解。

如果私车公用租金的金额若是每月每次超出了500元,必须由个人去税局代开租车费发票,按照“有形动产租赁”税目缴纳增值税后,方能到企业报销相关运营费用。有了租车协议、租金发票和缴税凭证,租赁行为才能被认定具有真实性。企业支出的交通运营费用才能被认定为“与取得收入有关的支出”,允许在企业所得税税前列支。同时,企业向员工支付的租赁费用应按照个人所得税法中的“财产租赁”税目,适用20%税率代扣代缴个人所得税。

由于车辆使用的随意性,是公用还是私用很难区分,也较难判定发生的费用是个人消费还是企业支出,所以如果可行可以记录该车量公用的相关行程记录,这样更能经得起税务审查。

私车公用看似简单,却涉及个人所得税、企业所得税和印花税等多个税种,处理不好容易出现问题。

个人所得税方面,该公司以实报实销方式支付车辆的所有支出,没有视同个人补贴收入缴纳个人所得税。根据《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函〔2006〕245号)第一条的规定,因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入,均视为个人取得公务用车补贴收入,按照“工资薪金”项目计征个人所得税。

企业所得税方面,该企业私车公用,由于没有任何合同或协议证明其真实性和合理性,所有费用只能被认定为“与取得收入无关支出”,需要进行纳税调整。被查企业得知相关规定后作了纳税调整。

企业使用员工车辆,支付费用的方式不同,个人所得税的计算方式也不同:

  1. 不签订租赁合同,费用实报实销。这种方式企业应根据个人所得税法的相关规定,按照“工资薪金”税目计算并代扣代缴个人所得税;
  2. 签订租赁合同,向员工支付租赁费。这种方式下,员工收到租赁费用,应到税务机关就租赁行为代开发票,按照“有形动产租赁”税目缴纳增值税后,方能到企业报销相关运营费用。有了合同和缴税凭证,租赁行为才能被认定具有真实性。此时,企业支出的交通运营费用才能被认定为“与取得收入有关的支出”,允许在企业所得税税前列支。同时,企业向员工支付的租赁费用应按照个人所得税法中的“财产租赁”税目,适用20%税率代扣代缴个人所得税。
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