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电子会计档案归档保管的相关要求

传统的纸质会计档案保管具有成本高、易损毁等缺点,近年来,随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表以及购销合同等会计资料以电子形式产生和传递,并形成大量的电子会计档案。那么,电子会计档案在归档保管中应注意哪些问题呢?华阳作为专业天津代理记账机构为您讲讲关于电子会计档案保管的那些事儿。

天津代理记账
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  1. 电子会计资料属于会计档案吗?
    会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
  2. 单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料必须纸质打印归档保管吗?
    同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
    1)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
    2)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
    3)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
    4)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
    5)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
    6)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
  3. 单位从外部接收的电子会计资料能否仅以电子形式归档保存?
    满足《会计档案管理办法》第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
  4. 电子会计档案移交时应注意哪些问题?
    电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
  5. 电子会计档案的销毁时应注意哪些问题?
    除满足纸质会计档案销毁程序以外,电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
  6. 保管期满但涉及其他未了事项的电子会计档案如何处理?
    保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
  7. 单位之间交接会计档案时,电子会计档案应如何处理?
    电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
  8. 电子会计档案的保管期限是多久?
    电子会计档案的保管期限与纸质会计档案保管期限一致。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
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