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通过华为公司报销流程来看内控管理

上次我们介绍过《华为完整出差费用及公务杂费管理制度》,可见华为内部各管理岗位的职能是非常明确的,可以讲权责明确,违规惩罚力度也是非常之严。今天我们再来通过华为公司内部报销流程来了解一下华为公司的内控管理,供大家参考学习,同时希望大家能留言提出宝贵意见。

华为公司报销流程
华为公司报销流程

有一点需要说明,现在已经进入AI时代,很多大公司已对完全实现网上报账。在华为员工报销费用,可能既见不着会计人员,也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处理。其实十年前,智能手机尚未普及,华为就已在互联网上开发了SSE费用报销系统。能上网的地方华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单,填写完毕后费用报销单系统会自动提交领导审批。

以员工报销差旅费为例:

首先上网填报费用报销信息,信息流转到主管处;
主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性;
主管确认后,再由上级权签人审批。

同时,报销人员需将费用报销单打印出来,附上相应发票,提交给部门秘书。华为每个部门都配备有秘书,秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。财务共享中心签收后,出纳会集中打款,这时,整个报销流程结束,剩下的就是会计做账了。

在员工费用的过程中,华为财务对几个环节进行了优化。

审批环节,由电子审批代替人工审批。以前报销员必须找到领导面对面签字,现在,电子流审批即可。
单据流转环节,实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部,现在只需快递寄至财务共享中心。
付款环节,系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款,现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息,与网银对接后可批量转账,大幅减少出纳的工作量。
账务处理环节,由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用,会计就要做一笔分录,这样不仅效率低下,而且容易出错。现在,通过SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。
华为的财务总监孟晚舟女士在2017年新年致辞《却顾所来径,苍苍横翠微》中提到,在会计核算领域,我们积极尝试自动化、智能化,将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。
目前,年平均约120万单的员工费用报销,员工在自助报销的同时,机器根据既定规则直接生成会计凭证。

国内目前的管理软件现状是已经可以通过AI实现机器做账,其实从IT角度讲并不是什么难事,会计处理主要是根据经济业务来选择会计核算科目,而且视频识别技术已经得到极大的发展,发票单据的关键信息是完全可以自动采集为会计数据。如果您对会计自动化有兴趣可以致电18622077677(华阳的IT部门负责人)了解相关软件情况。

一、华为公司的内控审核、审批制度具有以下几个重要特征:

  • 首先,由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:
    第一,费用的真实性应由报销人员的主管领导把关,只有员工的直接上级才会知道员工的支出是否合理,是否可控;
    第二,费用明细的会计审核工作量很大,华为管理上认为这样做不符合成本效益划算原则。
    譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?有人担心,有人虚假报销怎么办呢?除了前端主管领导的把关,华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式,如果抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的处罚。
  • 其次,限定领导电子审批的时间。为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。当然,默认审批通过出了问题的,仍需由该审批人承担。另外,公司会定期提取审批时效记录予以通报,超时审批会给予批评。我们知道很多公司内部运做效率非常低,尤其是领导一支笔的企业,所有人都要看着老板的时间,老板成了公司提升效率的瓶颈。
  • 第三,限定员工费用报销的时限。华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月,但未超过六个月,需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的,不能报销。
  • 第四,丢失发票只报销费用的50%。如果员工不小心将发票弄丢了,只要能证明费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不能在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部分损失是员工造成的,理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质,可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

二、华为内审对员工费用报销的监督非常严

华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案,每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。员工刚入职时初始分为80分,B等。以后每报销一笔费用,没有出现差错的话,就可以加1分,最高可累加到120分。诚信分数为80-90分,内审的抽查比例是20%;90分以上,抽查比例是10%;100分以上,抽查比例是5%;分数在80分以下,所有的费用报销都需要检查;另外,分数低于70的,每笔费用报销财务都要事先审核,这将导致费用报销时限拉长,对报销人不利。

华为审计对费用报销的抽查非常较真,即便对任正非本人也不例外。很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片,任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗?华为的差旅费报销制度规定,只有病员出差才允许有人陪同,领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销,需由领导个人负担。

内部审计对董事会成员进行廉洁审计。某次审计时抽查发现任总有次出差报销了洗衣费,华为的差旅费报销制度不允许报销洗衣费,这属于不当报销。审计将此写到了审计报告中,任总为此做了自我批评,并将不当报销金额退还给了公司。

三、华为内审对领导审批的监督领导和员工一视同仁

前面提到,华为员工的费用报销一般情况下会计不会一一审核,主要由主管领导把关,如果主管领导把关不严怎么办?

华为某位领导对下属的费用报销未能认真履责,导致很多不当费用报销,审计抽查时发现了这一情况。华为是怎么处理呢?第一,要求这位领导承担连带赔偿责任,如不当报销费用的员工已离职,由审批人赔付不当报销金额。第二,停止这位领导费用报销权签权力三年。

如果这位领导本人希望恢复该项权力,需做两件事,这两件事做完后,才能恢复他的费用报销权签权力。首先,自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计;审计如发现还有不当报销,也像前面那样承担连带赔偿责任。

以上是华为公司费用报销内部审核、审批管理的一些情况,需要大家注意的是所有的管理是有成本的,过度的管理是会极大地影响企业的运作效率。但是对于像华为这样规模的企业,如果不能从制度上管好企业,想依赖人管人是万万行不通的,会因为人员流通不畅而形成的无形成本可能早把华为拖垮了。对于小企业我们还是要以效率为上,因为效率是小企业生存的法宝,客户正是因为我们能够提供高效的服务才会与我们合作。

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